Gestionale per associazioni no-profit: cos’è, cosa gestisce e come sceglierlo
Gestire un’associazione no-profit significa occuparsi ogni giorno di molte attività diverse: soci, quote associative, documenti, scadenze, eventi, progetti, comunicazioni, entrate e uscite. Quando l’associazione è piccola, una parte di queste informazioni può essere gestita con fogli Excel, documenti condivisi, email e strumenti separati.
Con il crescere dell’attività, però, questo sistema può diventare difficile da controllare. Le informazioni aumentano, più persone devono accedere agli stessi dati e diventa più facile perdere una scadenza, utilizzare un documento non aggiornato o non avere una visione chiara delle attività in corso.
Un gestionale per associazioni no-profit serve proprio a risolvere questo problema: raccogliere in un unico ambiente le informazioni necessarie alla gestione dell’associazione e rendere più semplici e organizzati i processi quotidiani.
Ma non tutti i gestionali sono uguali. Un’associazione ha esigenze differenti rispetto a un’impresa commerciale e, prima di scegliere un software, è importante capire quali funzioni servono realmente, quanto il sistema può essere personalizzato e se sarà in grado di accompagnare l’organizzazione anche nel tempo.
Cos’è un gestionale per associazioni no-profit
Un gestionale per associazioni no-profit è un software utilizzato per organizzare e centralizzare le informazioni e le attività necessarie al funzionamento di un’associazione.
L’obiettivo non è semplicemente sostituire Excel con un altro programma. Il vero vantaggio consiste nel collegare informazioni che altrimenti rimarrebbero distribuite tra strumenti differenti.
Pensiamo, ad esempio, alla gestione dei soci. Se anagrafiche, quote associative, comunicazioni e documenti vengono conservati in file diversi, ogni volta che serve ricostruire la situazione di un socio è necessario consultare più fonti. Con un gestionale, invece, queste informazioni possono essere organizzate all’interno dello stesso sistema.
Lo stesso principio può essere applicato alle attività, ai progetti, ai fornitori e alla documentazione. In questo modo il gestionale diventa progressivamente il punto di riferimento dell’associazione, evitando che informazioni importanti rimangano nelle caselle email dei singoli collaboratori o in file conosciuti soltanto da alcune persone.
Cosa può gestire un software per associazioni
Le esigenze possono cambiare molto in base alla natura dell’organizzazione. Un’associazione culturale può avere necessità differenti rispetto a un’associazione sportiva, una realtà di volontariato o un’organizzazione che gestisce numerosi progetti.
Per questo motivo è difficile stabilire un elenco di funzionalità valido per tutti. In generale, però, un software gestionale per associazioni può aiutare a organizzare diversi aspetti dell’attività:
- anagrafiche di soci, volontari, collaboratori e altri contatti;
- quote associative, scadenze e pagamenti;
- documenti, preventivi, ordini e fatture;
- attività, appuntamenti, eventi e progetti;
- fornitori e acquisti;
- comunicazioni e storico dei rapporti con soci e contatti;
- dati e informazioni utili al controllo delle attività.
Il vantaggio principale emerge quando questi elementi non vengono più considerati separatamente. Il gestionale permette infatti di creare relazioni tra i dati e di ricostruire più facilmente ciò che accade all’interno dell’organizzazione.
Non significa necessariamente utilizzare tutte queste funzionalità. Al contrario, un buon gestionale dovrebbe permettere all’associazione di partire dalle funzioni realmente necessarie, evitando di introdurre complessità che non porta alcun beneficio.
Quando Excel non basta più per gestire un’associazione
Excel rimane uno strumento estremamente utile e per una piccola associazione può essere più che sufficiente. Il problema non è quindi utilizzare un foglio di calcolo, ma capire quando la struttura dell’organizzazione è diventata troppo complessa per essere gestita attraverso una serie di file separati.
Il passaggio avviene spesso gradualmente. All’inizio esiste un file con l’elenco dei soci. Poi ne viene creato uno per le quote, un altro per le attività, un calendario per gli eventi e alcune cartelle condivise per i documenti. Nel frattempo, una parte delle informazioni continua a circolare attraverso email o messaggi.
Finché sono poche persone a occuparsi dell’associazione, il sistema può reggere. Quando aumentano soci, attività e collaboratori, però, diventa più difficile stabilire quale sia l’informazione corretta e aggiornata.
È in questa fase che un gestionale può diventare utile. Non perché Excel abbia improvvisamente smesso di funzionare, ma perché l’associazione ha bisogno di una gestione più strutturata e condivisa delle informazioni.
Gestione dei soci: uno degli aspetti centrali
Per molte associazioni, la gestione dei soci rappresenta una delle attività più importanti. Non si tratta soltanto di conservare nome, cognome e recapiti, ma di poter ricostruire nel tempo il rapporto tra una persona e l’associazione.
Un sistema strutturato consente di avere un’anagrafica centrale e associare a essa le informazioni rilevanti. Questo riduce la necessità di consultare file differenti e rende più semplice mantenere i dati organizzati.
A seconda delle esigenze e della configurazione scelta, può essere necessario gestire iscrizioni, rinnovi, quote, categorie di soci, comunicazioni e altre informazioni specifiche.
Questo è anche uno dei motivi per cui un normale CRM potrebbe non essere sufficiente. Un CRM nasce principalmente per organizzare relazioni commerciali con clienti e prospect; un’associazione può invece avere bisogno di gestire relazioni, ruoli e processi che seguono logiche differenti.
La possibilità di personalizzare il gestionale sulle caratteristiche dell’associazione diventa quindi un criterio importante nella scelta.
Gestionale per associazioni in cloud: quali sono i vantaggi
Per un’associazione può essere particolarmente interessante utilizzare un gestionale in cloud, soprattutto quando le attività vengono seguite da persone che non lavorano quotidianamente nello stesso luogo.
Presidenti, membri del direttivo, dipendenti, collaboratori o volontari possono avere la necessità di consultare determinate informazioni in momenti e luoghi differenti. Con un sistema accessibile online, le persone autorizzate possono entrare nel gestionale tramite internet senza dipendere dal computer presente nella sede dell’associazione.
Il cloud permette inoltre di evitare una parte della complessità legata alla gestione diretta dell’infrastruttura informatica. Non è necessario trasformare l’associazione in un piccolo reparto IT soltanto per utilizzare il proprio gestionale.
Questo aspetto è particolarmente rilevante per le realtà che non dispongono internamente di personale tecnico. L’obiettivo dovrebbe essere utilizzare il software per organizzare meglio l’attività, non dedicare tempo alla manutenzione del software stesso.
Doliplatform propone una soluzione ERP e CRM in cloud basata su Dolibarr, che permette di utilizzare il gestionale online senza dover gestire autonomamente l’infrastruttura.
Perché valutare un gestionale open source per un’associazione
Oltre alla scelta tra cloud e installazione locale, esiste un’altra distinzione importante: software proprietario oppure gestionale open source.
Un software proprietario offre funzionalità e possibilità di configurazione stabilite dal produttore. Può essere una soluzione perfettamente adeguata quando le necessità dell’associazione coincidono con quelle previste dalla piattaforma.
Un software open source offre invece maggiori possibilità di intervento sul sistema. Questo può diventare interessante quando l’associazione presenta processi particolari oppure ha bisogno di integrare il gestionale con altre applicazioni.
La flessibilità è importante anche in prospettiva. Un’associazione può partire con poche centinaia di soci e un numero limitato di attività, per poi crescere, avviare nuovi progetti o modificare la propria organizzazione.
Avere un sistema modulare significa poter far evolvere il gestionale insieme all’associazione, anziché essere costretti a sostituirlo ogni volta che nasce una nuova esigenza.
Open source, naturalmente, non significa necessariamente gratuito. Hosting, configurazione, assistenza, personalizzazioni e manutenzione hanno un costo. Il vantaggio dell’open source va cercato soprattutto nella libertà e nella flessibilità offerte dalla piattaforma.
Dolibarr per associazioni: perché può essere una soluzione interessante
Dolibarr è un ERP e CRM open source e una delle sue caratteristiche più interessanti è la struttura modulare. Non è necessario utilizzare contemporaneamente tutte le funzionalità disponibili: è possibile costruire una configurazione più vicina alle esigenze della singola organizzazione.
Questo approccio è particolarmente adatto al mondo associativo, dove realtà apparentemente simili possono avere modalità operative molto differenti.
Un’associazione potrebbe avere bisogno soprattutto della gestione dei soci e delle attività; un’altra potrebbe avere numerosi progetti, collaboratori e fornitori; un’altra ancora potrebbe richiedere procedure specifiche legate al proprio settore.
La possibilità di utilizzare moduli e personalizzazioni consente quindi di partire da Dolibarr e costruire progressivamente un ambiente più aderente alle necessità dell’organizzazione.
Doliplatform ha sviluppato anche una soluzione specifica dedicata a questo ambito: puoi approfondirne caratteristiche e funzionalità nella pagina dedicata a Dolibarr per associazioni.
Come scegliere il gestionale giusto per un’associazione no-profit
La scelta non dovrebbe partire dal numero di funzionalità offerte dal software. Un gestionale con centinaia di funzioni non è necessariamente migliore di uno più semplice: se la maggior parte di quelle funzioni non verrà utilizzata, rischia soltanto di rendere il sistema più difficile da adottare.
Conviene partire invece dai processi reali dell’associazione. Dove vengono conservate oggi le informazioni sui soci? Come vengono controllate le quote? Chi deve accedere ai dati? Come vengono organizzati documenti e attività? Quali operazioni richiedono più tempo? Dove si verificano più frequentemente errori o duplicazioni?
Una volta individuati questi problemi, è possibile capire quali caratteristiche deve avere il nuovo gestionale.
Prima della scelta valuterei soprattutto:
- semplicità di utilizzo, perché il software deve poter essere utilizzato anche da persone con livelli diversi di competenza digitale;
- modularità e personalizzazione, per evitare di rimanere vincolati a una struttura troppo rigida;
- accessibilità, soprattutto quando collaboratori e volontari operano da luoghi differenti;
- assistenza, perché la disponibilità del software non coincide automaticamente con la capacità di configurarlo correttamente;
- scalabilità, per evitare di dover cambiare piattaforma quando aumentano soci, attività o progetti.
Il gestionale migliore, quindi, non è quello che offre tutto. È quello che riesce a rispondere ai bisogni attuali dell’associazione lasciando sufficiente spazio per quelli futuri.
Anche l’assistenza conta nella scelta del software
Questo elemento è particolarmente importante quando si parla di open source. Scaricare un software e avere un gestionale realmente funzionante per la propria organizzazione sono due cose diverse.
Bisogna configurare l’ambiente, scegliere i moduli, definire utenti e permessi, organizzare i processi e, quando necessario, trasferire i dati utilizzati in precedenza. In seguito possono emergere nuove necessità oppure essere necessari aggiornamenti e modifiche.
Per un’associazione senza personale IT interno, avere un interlocutore a cui rivolgersi può quindi essere importante quanto scegliere il software corretto.
Doliplatform mette a disposizione servizi di assistenza e formazione Dolibarr per accompagnare le organizzazioni sia nell’utilizzo sia nella gestione della piattaforma.
In conclusione: un gestionale deve semplificare l’associazione, non complicarla
Un gestionale per associazioni no-profit diventa utile quando permette di mettere ordine in informazioni e processi che, con la crescita dell’organizzazione, sono diventati difficili da gestire attraverso strumenti separati.
L’obiettivo non dovrebbe essere digitalizzare qualsiasi attività a tutti i costi. Dovrebbe essere esattamente il contrario: capire quali operazioni possono essere rese più semplici, quali informazioni devono essere condivise e quali attività ripetitive possono essere organizzate meglio.
Per questo è importante scegliere un sistema sufficientemente semplice per essere utilizzato dalle persone che lavorano nell’associazione, ma anche abbastanza flessibile da adattarsi alle sue caratteristiche.
Una soluzione open source, modulare e disponibile in cloud come Dolibarr può essere interessante proprio perché permette di costruire il gestionale in funzione delle esigenze dell’organizzazione, evitando di partire necessariamente da una struttura rigida e sovradimensionata.
Se vuoi capire come configurare Dolibarr per la tua associazione e quali funzionalità possono essere realmente utili, puoi contattare il team Doliplatform.
