Miglior ERP per startup italiane: come scegliere quello giusto

Quando una startup nasce, utilizzare un ERP raramente è la prima preoccupazione. All’inizio le priorità sono altre: sviluppare il prodotto o il servizio, trovare clienti, validare il modello di business e tenere sotto controllo i costi.

Per gestire l’operatività possono bastare un foglio Excel, qualche documento condiviso, un software per la fatturazione e diversi strumenti online. È una soluzione semplice e, nelle primissime fasi, spesso anche efficace.

Il problema arriva quando la startup comincia a crescere. Aumentano clienti, fornitori, documenti, preventivi, fatture, progetti e persone coinvolte. Le informazioni iniziano a essere distribuite tra strumenti diversi e attività che prima richiedevano pochi minuti diventano progressivamente più difficili da controllare.

È in questa fase che scegliere un ERP per startup può fare la differenza. Ma qual è il miglior ERP per una startup italiana? Non esiste una risposta valida per tutti: la soluzione migliore è quella che riesce a soddisfare le esigenze di oggi senza diventare un limite domani.

Cos’è un ERP e perché può servire a una startup

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning. In termini semplici, è un software che permette di gestire diversi processi aziendali all’interno di un unico ambiente.

Invece di avere un’applicazione per i clienti, un’altra per i preventivi, fogli separati per i prodotti e ulteriori strumenti per progetti e attività, l’ERP permette di centralizzare le informazioni e mettere in relazione i diversi processi.

Per una startup questo aspetto è particolarmente importante. Nelle aziende giovani i processi cambiano rapidamente e le stesse persone ricoprono spesso ruoli differenti. Avere informazioni disperse significa perdere tempo, duplicare il lavoro e rendere più difficile capire cosa sta realmente succedendo.

Un ERP può quindi diventare il punto centrale dell’organizzazione, permettendo di gestire, a seconda delle esigenze:

• clienti, prospect e fornitori;
• preventivi, ordini e fatture;
• prodotti, servizi e magazzino;
• progetti, attività e documenti;
• informazioni commerciali e amministrative.

Il vantaggio non consiste semplicemente nell’avere “più funzioni”, ma nel fatto che queste funzioni possono comunicare tra loro.

Quando una startup dovrebbe iniziare a utilizzare un ERP

Una startup non ha necessariamente bisogno di un ERP dal primo giorno. Implementare un sistema sovradimensionato quando i processi sono ancora molto semplici può significare aggiungere complessità senza ottenere un beneficio reale.

Allo stesso tempo, aspettare troppo può creare il problema opposto. Se l’organizzazione cresce utilizzando strumenti scollegati, prima o poi sarà necessario riorganizzare dati e procedure che nel frattempo sono diventati molto più complessi.

Un buon momento per iniziare a valutare un gestionale ERP è quando cominciano a comparire alcuni segnali: lo stesso dato viene inserito in più sistemi, diventa difficile ricostruire lo storico di un cliente, i fogli Excel aumentano, più persone devono accedere alle stesse informazioni oppure una parte significativa del lavoro consiste nel trasferire manualmente dati da uno strumento all’altro.

Il punto, quindi, non è raggiungere una determinata dimensione. Una startup con poche persone ma molti clienti o processi articolati potrebbe avere bisogno di un ERP prima di un’azienda più grande ma con un’attività molto semplice.

Come scegliere il miglior ERP per una startup italiana

Cercare il “miglior ERP” in assoluto rischia di portare fuori strada. Un software molto potente può essere eccellente per una grande impresa e completamente inadatto a una startup.

Per una realtà giovane ci sono almeno quattro caratteristiche particolarmente importanti: semplicità iniziale, scalabilità, possibilità di integrazione e sostenibilità economica.

La semplicità è fondamentale perché il gestionale deve aiutare l’azienda, non rallentarla. Una startup dovrebbe poter partire dalle funzioni realmente necessarie senza implementare decine di processi che ancora non utilizza.

La scalabilità riguarda invece ciò che succederà dopo. Se tra due anni aumentano clienti, collaboratori o linee di business, il software dovrebbe poter evolvere senza costringere l’azienda a migrare immediatamente verso un’altra piattaforma.

Anche la possibilità di personalizzare e integrare il gestionale ha un peso importante. Le startup cambiano velocemente e ciò che serve oggi potrebbe essere diverso da ciò che servirà tra dodici mesi.

Infine c’è il costo. Ma attenzione: il costo di un ERP non coincide soltanto con il prezzo dell’abbonamento. Bisogna considerare anche configurazione, personalizzazioni, assistenza, manutenzione e tempo necessario per gestire il sistema.

ERP cloud o installato: cosa conviene a una startup?

Per molte startup, una soluzione ERP in cloud rappresenta la scelta più semplice per iniziare.

Un ERP installato su una propria infrastruttura offre controllo, ma richiede anche competenze e risorse per occuparsi dell’ambiente tecnico. Per una startup significa destinare tempo a un’attività che spesso non appartiene al proprio core business.

Con un ERP in cloud, invece, l’accesso avviene tramite internet e l’infrastruttura viene gestita dal fornitore del servizio. Questo permette al team di concentrarsi maggiormente sull’utilizzo del gestionale anziché sulla sua manutenzione.

C’è anche un altro aspetto. Una startup può lavorare in modalità ibrida o completamente distribuita, con collaboratori che operano da città diverse. La possibilità di accedere allo stesso sistema online facilita la condivisione delle informazioni e permette alle persone autorizzate di lavorare sugli stessi dati.

Per approfondire questo modello puoi vedere come funziona Doliplatform ERP & CRM Cloud.

Perché valutare un ERP open source per una startup

Un’altra scelta riguarda la tecnologia: ERP proprietario oppure ERP open source?

Per una startup l’open source può essere particolarmente interessante perché permette di partire da una piattaforma esistente senza rinunciare alla possibilità di evolverla.

Una soluzione proprietaria può offrire un’esperienza molto semplice, ma l’azienda rimane legata alle funzionalità e alle possibilità previste dal produttore. Se una determinata esigenza non è contemplata dal software, potrebbe essere necessario trovare una soluzione alternativa oppure cambiare il proprio processo.

Con un ERP open source il margine di intervento può essere maggiore. Il sistema può essere esteso, integrato e personalizzato in funzione delle esigenze dell’azienda.

Questo non significa che open source voglia dire automaticamente gratuito o privo di costi. Anche un ERP open source richiede hosting, configurazione, aggiornamenti, assistenza ed eventuali sviluppi. Il vantaggio principale è piuttosto la flessibilità tecnologica e la possibilità di costruire nel tempo una soluzione più vicina ai propri processi.

Dolibarr può essere un buon ERP per una startup?

È proprio in questo contesto che può essere interessante valutare Dolibarr.

Dolibarr è un ERP e CRM open source caratterizzato da un’architettura modulare. L’azienda può quindi partire dalle funzionalità necessarie e attivarne altre quando emergono nuove esigenze.

Per una startup questa logica è interessante perché evita di dover costruire fin dall’inizio un sistema eccessivamente complesso. Se nella prima fase servono soprattutto CRM, clienti, preventivi e fatturazione, si può partire da questi elementi. Successivamente il gestionale può essere ampliato introducendo altre funzionalità.

La modularità permette quindi di seguire una logica abbastanza naturale: partire con ciò che serve oggi e far evolvere il gestionale insieme all’azienda.

Doliplatform mette inoltre a disposizione diversi moduli con cui estendere le funzionalità del sistema. Puoi approfondirli nella sezione dedicata ai moduli Doliplatform.

Il miglior ERP è quello che può crescere insieme alla startup

Quando si sceglie un gestionale per una startup, è facile concentrarsi sulle funzionalità disponibili nel momento della scelta. Ma una startup, per definizione, è una realtà destinata a cambiare.

Oggi potrebbe essere necessario semplicemente organizzare clienti, preventivi e fatture. Domani potrebbero servire gestione del magazzino, nuovi flussi commerciali, integrazioni con altri software oppure funzionalità specifiche per il proprio settore.

Per questo la domanda da porsi non dovrebbe essere soltanto “questo ERP fa quello che mi serve oggi?”, ma anche “cosa succede quando la mia azienda cambia?”.

Un sistema modulare e personalizzabile riduce il rischio di dover sostituire completamente il gestionale proprio nel momento in cui l’azienda sta crescendo. Ed è qui che la scalabilità diventa un criterio di scelta molto più importante del numero di funzionalità presenti sulla brochure commerciale.

Quanto dovrebbe spendere una startup per un ERP?

Anche in questo caso non esiste una cifra valida per tutti. Il costo dipende dal numero di utenti, dalle funzionalità richieste, dalle personalizzazioni e dal livello di assistenza necessario.

L’errore più comune è confrontare le soluzioni guardando soltanto il canone mensile. Un ERP apparentemente economico può diventare costoso se richiede molto lavoro interno, mentre una soluzione con un costo iniziale superiore può risultare più conveniente se riduce attività manuali e manutenzione.

Per una startup è quindi più utile ragionare sul costo complessivo di utilizzo e sul valore prodotto dal gestionale.

Un ERP dovrebbe far risparmiare tempo, ridurre le duplicazioni, rendere più affidabili le informazioni e permettere al team di concentrarsi sulle attività a maggior valore. Se richiede più lavoro di quello che elimina, probabilmente non è la soluzione corretta.

Prima di scegliere un ERP, conviene provarlo

Una demo è utile, ma utilizzare direttamente il software permette di capire molto di più.

L’interfaccia è intuitiva? Le funzioni che utilizzeresti quotidianamente sono semplici da raggiungere? Il flusso dal cliente al preventivo e alla fattura è coerente con il tuo modo di lavorare? Riesci a immaginare il team utilizzare realmente quel sistema ogni giorno?

Sono domande difficili da risolvere leggendo semplicemente un elenco di caratteristiche.

Per questo, prima di scegliere definitivamente un ERP per una startup, è utile effettuare una prova concreta. Doliplatform permette di provare Dolibarr e verificare direttamente come funziona il gestionale.

In conclusione: qual è il miglior ERP per una startup italiana?

Il miglior ERP per una startup italiana non è necessariamente quello con più funzionalità, né quello utilizzato dalle aziende più grandi.

È quello che riesce a trovare il giusto equilibrio tra semplicità, costo, flessibilità e possibilità di crescita.

Nelle prime fasi deve permettere di partire senza introdurre complessità inutile. Successivamente deve poter accompagnare l’evoluzione dell’azienda, integrando nuove funzionalità e adattandosi a processi più strutturati.

In quest’ottica, un ERP open source, modulare e disponibile in cloud come Dolibarr può rappresentare una soluzione interessante per startup e imprese in crescita.

Se vuoi capire se Dolibarr è adatto alla tua startup e quali funzionalità sarebbero realmente necessarie nella fase in cui ti trovi, puoi contattare il team Doliplatform.