Migliori pratiche per l’utilizzo di un sistema gestionale
Esploriamo alcuni semplici consigli pratici per massimizzare l’utilizzo di un software gestionale e ottimizzare i risultati aziendali. Piccoli accorgimenti da osservare durante la scelta del gestionale che possono fare la differenza.
Comprendere a fondo le esigenze aziendali
Un aspetto importante per la corretta implementazione di un software gestionale è rappresentato dall’individuazione delle esigenze aziendali, attraverso l’analisi delle esigenze che l’attività richiede. Ad esempio nell’industria manifatturiera potrebbe essere fondamentale poter seguire il materiale in conto lavorazione, attraverso implementazioni dedicate del ERP. Se vi trovaste a gestire i flussi operativi di un’associazione, realtà quindi operante nel cosiddetto nel terzo settore, vi servirà gestire, ad esempio, un libro soci o la rendicontazione delle donazioni.
Delineare con precisione le esigenze del vostro business è il primo passo per la valutazione di un software ERP/CRM che semplifichi e renda più efficiente la gestione dei flussi di lavoro.
Diventa quindi vantaggioso orientarsi verso gestionali che offrano la possibilità di installare moduli specifici o che possano essere personalizzati in modo da rispondere in modo diretto alle esigenze della vostra attività.
Formazione e addestramento
Utilizzare appieno il sistema ERP che si è scelto per la propria attività, richiede che il personale riceva adeguata formazione in modo che possa sfruttare al massimo il potenziale del software con i conseguenti vantaggi in termini di gestione aziendale.
Una scelta con ottimo rapporto costi/benefici è rivolgersi ad un fornitore che possa occuparsi della formazione del personale, oltre che dell’installazione ed al mantenimento del software gestionale.
Personalizzare il software in base alle esigenze
Scegliere un software gestionale che offre opzioni di personalizzazione è una strategia che si rivela vincente nel tempo. Adattare il sistema alle esigenze specifiche dell’azienda vi darà la possibilità di svolgere le azioni necessarie contenendo i tempi e vi permetterà di registrare le operazioni in modo da tenere l’intero processo sempre monitorato. Potete configurare flussi di lavoro, campi e pulsanti personalizzati, ottenendo report su misura.
Integrare con altre applicazioni
Se necessario, integrate il vostro software gestionale con altre applicazioni utilizzate dall’azienda, come sistemi contabili, di gestione delle risorse umane o direttamente con macchinari dell’industria 4.0, opzione offerta ad esempio dalla verticalizzazione Dolibarr ERP/CRM che abbiamo chiamato DoliMetal, dedicata all’industria manifatturiera.
Portare al massimo possibile l’integrazione tra il vostro gestionale e gli strumenti in uso nei processi del vostro business, assicura che i dati siano coerenti e aggiornati in tempo reale in tutte le aree aziendali.
Monitoraggio delle prestazioni
Utilizzate le funzionalità di monitoraggio e reporting del software gestionale per tenere traccia delle prestazioni aziendali. Un buon software gestionale vi offre la possibilità di visualizzazioni multiple, come ad esempio una timeline, un gant o semplicemente uno stato di avanzamento espresso in percentuale all’interno dei progetti o dei singoli task.
Mantenere il software aggiornato
Assicuratevi di utilizzare la versione più recente del software gestionale. Una scelta vantaggiosa potrebbe essere quella di selezionare un fornitore che si occupi di mantenere il software aggiornato all’ultima versione possibile, evitando all’azienda la gestione onerosa attraverso il proprio reparto IT. Questa soluzione assicura inoltre la miglior competenza e conoscenza possibili in merito agli aggiornamenti, trattandosi dell’azienda stessa che offre il software.
Sicurezza dei dati e Supporto tecnico
La sicurezza dei dati è un ambito in continua evoluzione e di sempre crescente importanza. Implementate misure di sicurezza robuste per proteggere le informazioni aziendali sensibili archiviate nel sistema gestionale è una condizione necessaria, così come utilizzare autenticazioni a più fattori e crittografia dei dati per proteggere l’accesso non autorizzato. Anche per questo aspetto si rivela strategico rivolgersi ad un fornitore che abbia competenze elevate in merito alla sicurezza informatica così da ottenere il massimo della protezione, integrata all’interno dei servizi offerti.
Mantenete un canale aperto di comunicazione con il provider del software gestionale. Disporre di un fornitore che offra un supporto tecnico affidabile è essenziale per risolvere eventuali problemi o domande in modo tempestivo. Vale la pena integrare formule di assistenza negli accordi commerciali, questo vi garantirà la massima competenza e tempestività nella soluzione di eventuali criticità.
Conclusione
L’utilizzo di un software gestionale rappresenta una risorsa importante per migliorare l’efficienza aziendale. Seguire questi semplici suggerimenti vi aiuterà a massimizzare il valore del sistema gestionale e a ottenere risultati ottimali. Ricordate che la chiave per il successo è l’adattabilità e la personalizzazione, laddove necessario, per ottimizzare il vostro utilizzo del software in base alle esigenze aziendali.
